Polityka prywatności

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Elfik Grażyna Lachowicz, Zielona Góra. W sprawach dotyczących danych osobowych napisz na adres ksefpanel@gmail.com.

2. Kto korzysta z systemu

Z serwisu elfikownia.pl i aplikacji mobilnej Elfik korzystają wyłącznie osoby, którym konto założył administrator. Nie prowadzimy publicznej rejestracji, nie sprzedajemy usług osobom z zewnątrz i nie kierujemy systemu do dzieci.

3. Jakie dane przetwarzamy

• dane konta: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu do kodów SMS, hasło (w postaci skrótu);
• dane firmy: nazwa, NIP, adres, numer rachunku bankowego;
• dokumenty i dane księgowe: faktury pobierane z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) lub dodane ręcznie, statusy płatności, wyciągi bankowe;
• dane kadrowe i flotowe wprowadzone przez firmę: pracownicy, listy płac, pojazdy i ich terminy;
• dane techniczne i bezpieczeństwa: adres IP, typ przeglądarki, historia logowań i zmian, token zaufanego urządzenia (Face ID) oraz token powiadomień push;
• gdy ktoś z firmy wyśle przypomnienie o przeglądzie lub ubezpieczeniu przez Wiadomości iPhone — odbiorca widzi tylko numer rejestracyjny, rodzaj terminu i datę (publiczny, podpisany link do Kalendarza).

4. Cele i podstawy prawne

• prowadzenie konta i udostępnianie funkcji systemu — art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
• wykonywanie obowiązków rachunkowych i podatkowych firmy — art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
• zapewnienie bezpieczeństwa (weryfikacja dwuetapowa, wykrywanie nadużyć, dziennik zdarzeń) — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

5. Odbiorcy danych

Dane powierzamy wyłącznie dostawcom, bez których system nie mógłby działać: hostingu aplikacji, bazy danych i uwierzytelniania, wysyłki wiadomości SMS i e-mail, odczytu treści przesłanych dokumentów PDF oraz — jeśli firma je włączy — połączenia z bankiem. Faktury są pobierane z KSeF prowadzonego przez Ministerstwo Finansów. Każdy dostawca przetwarza dane na podstawie umowy powierzenia i wyłącznie na nasze polecenie. Jeżeli dane trafiają poza Europejski Obszar Gospodarczy, odbywa się to na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.

Nie sprzedajemy danych i nie udostępniamy ich w celach marketingowych.

6. Pliki cookie, śledzenie i reklamy

Używamy wyłącznie niezbędnych plików cookie: sesji logowania, potwierdzenia kodu SMS i wybranego motywu. Nie stosujemy narzędzi analitycznych, reklam ani śledzenia użytkowników między aplikacjami i stronami.

7. Aplikacja mobilna Elfik

Aplikacja na iPhone’a wyświetla ten sam serwis po zalogowaniu i nie zbiera dodatkowych danych. Blokada Face ID lub Touch ID działa w całości na urządzeniu — aplikacja otrzymuje od systemu iOS jedynie informację, czy weryfikacja się powiodła, i nigdy nie ma dostępu do danych biometrycznych.

8. Jak długo przechowujemy dane

Dane konta przechowujemy przez czas jego istnienia. Dokumenty księgowe i kadrowe — przez okres wymagany przepisami o rachunkowości, podatkach i dokumentacji pracowniczej. Dane bezpieczeństwa — przez czas niezbędny do ochrony systemu.

9. Twoje prawa

Masz prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia oraz wniesienia sprzeciwu. Przysługuje Ci także skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (uodo.gov.pl).

Aby usunąć konto i powiązane z nim dane, napisz na ksefpanel@gmail.com z adresu przypisanego do konta. Usunięcie realizujemy w ciągu 14 dni, z wyjątkiem dokumentów, które musimy przechowywać na mocy prawa.

10. Bezpieczeństwo

Połączenia są szyfrowane (HTTPS), logowanie wymaga hasła i jednorazowego kodu SMS, a dane dostępowe do KSeF przechowujemy w postaci zaszyfrowanej. Dostęp do danych każdego konta ma wyłącznie jego właściciel.

11. Zmiany polityki

O istotnych zmianach poinformujemy w serwisie. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod adresem elfikownia.pl/polityka-prywatnosci.